Kamu ingin proses rapat yang diadakan bisa berjalan lancar, efektif, dan minim mengalami kendala? Kalau iya, yuk simak tips mengatur rapat di bawah ini.
Rapat atau meeting biasanya diadakan untuk berbagai kepentingan, dari mulai berbagi ide dalam tim, menetapkan harapan atau tujuan perusahaan, sampai menyelesaikan suatu masalah yang mungkin sedang dihadapi.
Namun tidak bisa dipungkiri juga, kadang kala kalau rapat tidak dilakukan secara efisien, hal ini justru bisa menurunkan produktivitas kerja karyawan, karena durasi kerja karyawan menjadi berkurang. Padahal bagaimanapun juga setiap karyawan memiliki tugas utama yang wajib dikerjakan dengan sebaik mungkin. Oleh karena itu, ada baiknya rapat diadakan dengan seefektif mungkin.
Tips mengatur rapat agar bisa berjalan dengan efektif
Jika kamu memiliki tanggung jawab untuk mengadakan rapat, yuk simak dulu tips mengatur rapat agar bisa berjalan dengan efektif di bawah ini:
1. Tentukan tujuan rapat
Langkah pertama untuk mengatur rapat adalah menentukan tujuan rapat. Beberapa hal yang perlu kamu perhatikan saat menentukan tujuan rapat, yaitu:
· Apa alasan utama rapat perlu diadakan?
· Informasi apa yang ingin disampaikan?
· Hasil apa yang diharapkan dari rapat?
Kamu mungkin merencanakan pertemuan untuk menyampaikan informasi, membuat keputusan dengan tim, memecahkan masalah, mengembangkan hubungan rekan kerja, atau berbagi ide.
2. Tentukan peserta rapat
Peserta yang kamu undang ke rapat mungkin tergantung pada tujuannya. Jika tujuan kamu adalah untuk berbagi ide, kamu bisa mengundang lebih banyak peserta rapat. Hal ini bermanfaat agar kamu bisa mendapatkan ide yang benar-benar sesuai dengan harapan.
Namun, jika rapat diadakan untuk mengatasi suatu masalah dan pengambilan keputusan, maka tidak ada salahnya jika kamu mengundang sedikit peserta rapat saja. Hal ini bermanfaat untuk memudahkanmu mengambil keputusan.
Saat mengidentifikasi peserta rapat, kamu dapat mempertimbangkan siapa saja yang mungkin akan memberikan banyak berkontribusi dan siapa yang memerlukan informasi dalam rapat tersebut.
3. Tetapkan peran dan tanggung jawab
Jika perlu, tetapkan peran atau tanggung jawab kepada peserta rapat. Hal ini dapat membantu peserta memahami materi rapat dengan sebaik mungkin, sehingga ketika sesi pertanyaan tiba peserta rapat tidak banyak bertanya dan rapat bisa berjalan dengan cepat.
Pada dasarnya menetapkan tanggung jawab khusus dapat meningkatkan efektivitas pertemuan dan keterlibatan peserta. Berikut adalah beberapa peran umum dalam rapat yang mungkin perlu kamu tetapkan:
· Pemimpin: Pemimpin biasanya adalah orang yang merencanakan pertemuan. Selain itu, pemimpin rapat bertanggung jawab untuk memutuskan tujuan, agenda, dan peserta rapat.
· Fasilitator: Seorang fasilitator akan memandu diskusi selama pertemuan dan memastikan tim membahas semua bagian dari suatu masalah. Fasilitator juga dapat membantu mengurangi kebingungan dan memastikan semua orang mendengarkan pembicara.
· Sekretaris rapat: Sekretaris rapat mencatat selama pertemuan, menangkap ide-ide penting, keputusan dan kesimpulan. Selain itu, sekretaris rapat juga akan menyusun catatan dalam format standar dan mendistribusikannya setelah rapat.
· Time keeper: Time keeper mengatur kecepatan rapat, memastikan rapat tetap dalam waktu yang dijadwalkan dan menggerakkan diskusi dengan kecepatan yang efisien. Selain itu, time keeper juga dapat mengelola peralatan atau alat bantu visual, seperti papan tulis atau tayangan slide.
· Kontributor: Selama rapat, kontributor akan memberikan masukan untuk diskusi. Kontributor mempresentasikan ide-ide dengan agenda dan tujuan pertemuan dalam pikiran.
· Pakar: Pada beberapa rapat kamu juga bisa mengundang pakar ke rapat untuk berbagi pengetahuan tentang topik tertentu.
4. Pilih lokasi dan waktu
Jangan lupa untuk mengecek ketersediaan waktu peserta saat merencanakan waktu rapat. Hal ini bermanfaat untuk membuat peserta bisa hadir dan memberikan kontribusinya secara maksimal. Selain itu, pilih lokasi pertemuan yang nyaman, memiliki fasilitas lengkap, dan mudah dijangkau peserta (hal ini hanya berlaku jika kamu mengadakan rapat di luar kantor). Setelah itu periksa ketersediaan tempat rapat.
5. Pertimbangkan kebutuhan setiap peserta
Pertimbangkan kebutuhan peserta yang berbeda saat merencanakan setiap aspek rapat. Beberapa hal yang perlu kamu pertimbangkan adalah seberapa sering tim membutuhkan istirahat, serta bagaimana peserta memproses dan mengomunikasikan informasi.
6. Siapkan agenda rapat
Menyiapkan agenda rapat juga merupakan hal yang penting untuk dilakukan. Pahami apa yang ingin kamu diskusikan dan tentukan bagaimana kamu cara kamu menyampaikan informasi saat rapat. Kamu dapat memberikan demonstrasi, membagi peserta ke dalam kelompok diskusi kecil, melakukan survei, atau mengundang pembicara tamu. Kumpulkan bahan dan peralatan apa pun yang kamu rencanakan untuk digunakan dalam rapat.
Setelah itu kamu bisa mulai menyusun agenda rapat. Putuskan berapa banyak waktu yang ingin kamu dedikasikan untuk setiap topik. Agenda dapat mencakup judul rapat, waktu, tanggal, lokasi, alat untuk diskusi, dan peran peserta.
7. Bagikan materi terlebih dahulu
Pada beberapa rapat, tidak ada salahnya jika kamu mengirimkan materi rapat kepada peserta terlebih dahulu. Materi ini bisa kamu sertakan dalam undangan rapat. Selain itu, pastikan juga kamu mengirimkan agenda rapat dan menyampaikan kontribusi apa yang bisa diberikan peserta saat rapat.
Kamu dapat membagikan materi ini beberapa hari atau seminggu sebelum pertemuan. Hal ini bermanfaat untuk membantu peserta mempersiapkan diri guna melakukan percakapan yang produktif selama rapat.
8. Kirim hasil rekap rapat kepada seluruh peserta rapat
Tidak ada salahnya juga jika kamu mengirim email tindak lanjut setelah rapat kepada setiap peserta untuk meringkas informasi yang disampaikan. Hal ini dapat bermanfaat untuk membantu memperkuat poin diskusi penting dan kesimpulan.
Dalam email yang di kirim, kamu juga bisa mengingatkan peserta rapat tentang tanggung jawab atau tugas yang didelegasikan selama rapat. Selain itu, sertakan langkah selanjutnya dan tenggat waktu penting apa pun di email yang dikirimkan. Pada beberapa hal, kamu mungkin perlu menjadwalkan pertemuan tambahan.
Nah itu tadi beberapa tips mengatur rapat agar bisa berjalan dengan efektif. Pada dasarnya mengatur rapat tidak sesulit yang dibayangkan ya. Kalau kamu ingin tahu cara lebih detail untuk bisa mengatur rapat secara efektif, yuk ikut pelatihan “ Mengelola Rapat Secara Efektif “. Karena di kelas ini akan belajar mempersiapkan rapat, menjalankan proses rapat, mengakhiri rapat, hingga melakukan follow-up rapat dengan efektif.
Referensi
https://careertrend.com/how-6600645-arrange-business-meeting.html
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/organizing-a-meeting
