Kamu sedang banyak meeting dan ada pekerjaan yang belum selesai? Kalau iya, agar meeting dan pekerjaanmu bisa diselesaikan dengan baik, yuk simak dulu tips mengatur waktu kerja di tengah padatnya jadwal meeting berikut ini.

Meeting atau rapat saat bekerja memang merupakan hal yang sangat wajar terjadi. Namun, kadang ada kalanya jadwal rapat justru sangat padat, sedangkan di sisi lain masih banyak pekerjaan yang belum dikerjakan. Ketika hal ini terjadi, kamu gak perlu khawatir pekerjaanmu tidak bisa selesai. Karena hal paling penting yang perlu kamu lakukan agar meeting dan pekerjaan utama bisa diselesaikan adalah melakukan manajemen waktu yang baik.

Tips mengatur waktu kerja di tengah padatnya jadwal meeting

Pada dasarnya agar kamu bisa mengikuti meeting dan pekerjaan bisa selesai dengan baik, ada beberapa tips yang bisa kamu lakukan, yaitu:

1.Buat jadwal kerja setiap harinya 

Tips pertama yang perlu kamu lakukan adalah membuat jadwal kerja dan meeting setiap harinya. Misalnya pukul 09.00-10.00 adalah waktu untuk meeting, 10.00-12.00 saatnya untuk bekerja, 12.00-13.00 istirahat, 13.00-15.00 waktunya untuk kembali meeting, dan 15.00-18.00 adalah waktunya untuk bekerja kembali. Karena jika kamu bekerja tanpa jadwal yang jelas, kemungkinan produktivitasmu saat bekerja akan menurun. Sehingga tidak menutup kemungkinan, pekerjaan dan meeting yang diikuti tidak bisa berjalan dengan baik.

Biasanya jadwal meeting juga diberikan dari satu atau dua minggu sebelum hari H, jadi kamu sudah mulai bisa mengatur jadwal kerja dari jauh-jauh hari. Selain itu, ada baiknya kamu sisihkan waktu kosong dengan durasi 15-45 menit setiap harinya. Jadwal kosong ini nantinya bisa kamu isi dengan meeting dadakan atau justru mengerjakan pekerjaan yang deadlinenya masih cukup lama.

2. Selesaikan pekerjaan yang sudah mendekati deadline terlebih dahulu

Hal lain yang tidak boleh terlupakan agar pekerjaanmu bisa selesai dengan baik adalah selalu menyelesaikan pekerjaan yang sudah mendekati deadline terlebih dahulu. Setelah itu, kamu bisa mempelajari materi meeting, menyiapkan materi meeting, atau menggunakan waktu senggang untuk sekedar istirahat.

3. Disiplin dengan jadwal yang sudah ditentukan

 Disiplin dengan jadwal yang sudah ditentukan juga merupakan salah satu hal penting yang perlu kamu lakukan. Karena selain membuatmu terhindar dari stres, disiplin dengan jadwal yang sudah ditentukan juga bermanfaat untuk membuatmu bisa bekerja dengan baik.

4. Terapkan metode time blocking

Metode time blocking atau yang biasa dikenal dengan monotasking adalah metode yang digunakan ketika kamu memblokir waktu selama beberapa menit atau jam untuk fokus mengerjakan suatu pekerjaan.  

Metode time blocking sangat bermanfaat untuk membuat pekerjaanmu bisa selesai tepat waktu, sehingga kamu bisa memiliki waktu untuk mengikuti meeting atau sekedar istirahat sejenak. Cara menerapkan metode time blocking juga sangat mudah kok. Misalnya jika dalam satu hari kamu memiliki tugas untuk mengerjakan 2 desain dan satu desain bisa kamu kerjakan dalam waktu 2 jam, maka sisihkan waktu sebanyak 4 jam untuk fokus bekerja.

Selain menentukan durasi waktu untuk bekerja, tentukan juga daftar pekerjaan lain yang ingin dikerjakan dan berapa durasi yang diperlukan untuk mengerjakan suatu hal. Misalnya dalam satu hari, kamu harus ibadah, membalas email, makan, membereskan kamar, olahraga, dan mencuci baju.

5. Delegasikan rapat

Kadang ada kalanya tidak semua meeting atau rapat harus kamu ikuti, karena ada materi rapat tidak terlalu berhubungan dengan pekerjaanmu. Ketika hal ini terjadi, tidak ada salahnya jika kamu mendelegasikan meeting kepada rekan kerja yang lain. Jadi, kamu tetap memiliki waktu untuk mengerjakan pekerjaan yang lebih penting. Namun, jangan minta rekan kerja untuk mencatat hal penting yang bicarakan dalam meeting.

6. Buat durasi meeting sesingkat mungkin

Jika ada meeting yang harus kamu adakan, tidak ada salahnya jika kamu membuat durasi meeting dengan sesingkat mungkin, misalnya maksimal 60 atau 90 menit saja. Setelah itu, jangan lupa untuk membuat jadwal rapat yang sepadat mungkin. Misalnya dengan membahas hal-hal yang penting saja. Bila ada hal lain yang ingin dibicarakan namun tidak terlalu mendesak, minta rekan kerja untuk menghubungimu di waktu yang lain.

7. Rekam rapat

Saat ini kamu juga bisa meminta rekan kerja untuk merekam meeting. Jadi, kamu bisa tetap memahami materi rapat sambil tetap mengerjakan pekerjaan dengan sebaik mungkin. Sedangkan jika ternyata rapatnya diadakan secara online, kamu bisa meminta penyelenggara rapat untuk merekamnya dan memberikannya kepadamu. Namun ingat, hal ini hanya boleh dilakukan jika waktu benar-benar padat dan ada kerjaan yang sudah mendekati deadline ya.

8. Istirahat secara rutin



Pikiran dan tubuh perlu istirahat secara rutin lho. Karena istirahat secara rutin telah bermanfaat untuk membuatmu agar bisa tetap produktif saat bekerja. Jadi, di sela-sela bekerja gak ada salahnya kok kamu mengambil jeda untuk sekedar istirahat dengan membuka media sosial atau membaca komik kesukaan.

Namun, batasi durasinya ya jangan sampai waktu istirahat yang kamu lakukan terlalu lama. Selain itu, tidak ada salahnya juga jika kamu tidur singkat di siang hari atau yang biasa dikenal dengan istilah power nap. Karena power nap juga telah terbukti bermanfaat untuk meningkatkan fokus dan produktivitas bekerja. Jadi, kamu bisa tetap bekerja dengan baik dan mengikuti rapat dengan baik pula.

Meeting dan pekerjaan utama memang dua hal yang tidak bisa kamu hindari serta harus selalu dilakukan dengan sebaik mungkin. Namun, jangan ragu untuk menerapkan tips mengatur waktu kerja di tengah padatnya jadwal meeting di atas ya. Jadi, kamu bisa tetap bekerja dengan baik dan menjalani meeting dengan maksimal.