Belajar Mengelola Dokumen untuk Staf Administrasi Perkantoran

Deskripsi Pelatihan

Pelatihan ini menyiapkan para peserta untuk dapat mengelola dokumen sebagai Staf Administrasi Perkantoran. Peserta akan mempelajari materi-materi yang berkaitan dengan unsur-unsur dan tugas dalam administrasi, jenis-jenis surat dan dokumen. Keterampilan yang akan dipelajari oleh peserta yaitu bagaimana cara menangani penerimaan dan pengiriman dokumen, menghasilkan dokumen sederhana, membuat materi presentasi, memberikan pelayanan kepada pelanggan, membuat laporan kas kecil (petty cash), pengelolaan arsip dan menerapkan prosedur K3 perkantoran. Peserta juga akan mempelajari bagaimana cara mengelola dokumen dengan baik dan cermat, etika serta teknik komunikasi sesuai dengan standar yang berlaku agar dapat memberikan pelayanan yang prima.

Indonesia memiliki cukup banyak industri makanan, minuman, tekstil, percetakan, dan industri lainnya. Industri tersebut juga menciptakan efek yang luar bisa dibidang ekonomi serta banyak menyerap tenaga kerja indonesia. Salah satu tenaga kerja yang selalu dibutuhkan oleh industri tersebut adalah staf administrasi perkantoran. Staf administrasi perkantoran sendiri bertugas untuk melakukan berbagai hal administratif sesuai dengan prosedur yang ada. Dengan adanya peluang tersebut, Pelatihan ini melengkapi para peserta agar mampu mengelola dokumen kantor sebagai staf administrasi perkantoran.

Tujuan Umum Pelatihan

Peserta mampu mengaplikasikan prinsip, prosedur dan sikap profesional dalam mengelola dokumen untuk Staf Administrasi Perkantoran sesuai standar nasional bidang administrasi perkantoran (SKKNI bidang administrasi perkantoran) dan prosedur yang berlaku.

Tujuan Khusus Pelatihan

1. Peserta mampu memahami tugas dan tanggungjawab staf administrasi

2. peserta mampu menjelaskan prosedur penanganan surat masuk dan keluar

3. peserta mampu memproses surat masuk dan keluar sesuai dengan prosedur yang ada

4. peserta mampu menjelaskan prosedur pembuatan lembar kerja dokumen sederhana

5. peserta mampu menerapkan prosedur pembuatan lembar kerja dan dokumen sederhana

6. peserta mampu menjelaskan jenis dan tujuan presentasi

7. peserta mampu mengemukakan cara pembuatan dan penyampaian materi presentasi

8. peserta mampu menjelaskan etika, teknik dan alat-alat untuk komunikasi lisan yang efektif

9. peserta mampu melakukan komunikasi lisan dengan efektif sesuai dengan aturan yang ada

10. peserta mampu menjelaskan konsep dan dasar pelayanan prima untuk pelanggan

11. peserta mampu melakukan prosedur dalam memberikan layanan prima untuk pelanggan

12. peserta mampu menjelaskan metode pengelolaan petty cash

13. peserta mampu mencontohkan cara menghitung petty cash sesuai dengan prosedur dan metode yang ada

14. peserta mampu memahami jenis dokumen perusahaan yang wajib disimpan

15. peserta mampu mengemukakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang ada

16. peserta mampu menjelaskan prosedur untuk menangani situasi darurat berdasarkan prosedur K3 perkantoran

17. peserta mampu menunjukkan sikap ramah dan sopan ketika melayani pelanggan

18. peserta mampu menunjukkan sikap teliti dalam membuat kas kecil (petty cash)

Aspek Kompetensi: Pengetahuan (Knowledge)

Pengetahuan:

1. jenis-jenis fungsi dan tujuan administrasi

Materi : fungsi dan tujuan administrasi

1. jenis-jenis surat dan dokumen

2. prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar

3. form tanda terima untuk surat masuk

4. ekspedisi pengiriman yang dapat digunakan untuk pengiriman

Materi : Menangani penerimaan dan penangan dokumen

1. syarat dan ciri-ciri dokumen

2. beberapa fitur pada alat untuk membuat dokumen sederhana

Materi : Menghasilkan dokumen sederhana

1. Tujuan dan jenis presentasi

2. media yang bisa digunakan untuk presentasi

Materi : Membuat materi presentasi

1. fungsi komunikasi

2. etika berkomunikasi

3. cara komunikasi melalui telepon

4. alat untuk mempermudah komunikasi

Materi : melakukan komunikasi lisan

1. prinsip pelayanan prima

Materi : Memberikan pelayanan kepada pelanggan

1. metode pengelolaan petty cash

2. macam-macam transaksi

Materi : membuat laporan kas kecil (petty cash)

1. peralatan untuk mengelola arsip

2. macam-macam sistem pengelolaan arsip

3. sistem penyimpanan arsip

4. langkah pemeliharaan arsip secara online dan manual

5. prosedur pemindahan dan pemusnahan arsip

6. jenis dokumen yang wajib disimpan

Materi : Pengelolaan arsip

1. resiko dan bahaya yang biasa muncul di kantor

2. penanggulangan resiko dan bahaya yang muncul di kantor

Materi : Menerapkan prosedur K3 perkantoran

Aspek Kompetensi: Keterampilan (Skill)

1.memproses surat masuk dan keluar pada perusahaan

Materi : Menangani penerimaan dan penangan dokumen

1. membuat dan memproses dokumen sederhana dengan data dan tools yang ada

Materi : Menghasilkan dokumen sederhana

1. membuat presentasi dengan media yang sudah ada

2. menyampaikan materi sesuai dengan kebutuhan

Materi : Membuat materi presentasi

1. berkomunikasi dengan pelanggan maupun kolega dengan memperhatikan etika dan prosedur komunikasi yang ada.

Materi : melakukan komunikasi lisan

1. melayani pelanggan dengan menerapkan konsep dan prinsip pelayanan prima

Materi : Memberikan pelayanan kepada pelanggan

1. menghitung dan membuat laporan kas kecil (petty cash)

Materi : membuat laporan kas kecil (petty cash)

1. menyimpan arsip secara online dan manual

2. memindahkan dan memusnahkan arsip

3. mengelola arsip yang sudah disimpan

Materi : Pengelolaan arsip

1. evakuasi terhadap korban berdasarkan prosedur K3 perkantoran bila ada kejadian berbahaya

Materi : Menerapkan prosedur K3 perkantoran

Aspek Kompetensi: Sikap (Attitude)

1. teliti dalam menyeleksi surat masuk dan surat keluar di perusahaan

2. bertanggung jawab terhadap semua surat masuk dan keluar yang ditangani

Materi : Menangani penerimaan dan penangan dokumen

1. komunikatif dan kreatif dalam membuat dan menyampaikan presentasi

Materi : Membuat materi presentasi

1. ramah dan sopan dalam berkomunikasi terhadap pelanggan dan kolega

Materi : melakukan komunikasi lisan

Materi : Memberikan pelayanan kepada pelanggan

1. teliti dan bertanggung jawab dalam menghitung kas (petty cash)

Materi : membuat laporan kas kecil (petty cash)

1. bertanggung jawab dalam menyimpan, memusnahkan, dan mengelola arsip

Materi : Pengelolaan arsip

1. Berhati-hati dalam melakukan evakuasi bahasa dan resiko di kantor

Materi : Menerapkan prosedur K3 perkantoran

Kelompok Sasaran

Pelatihan ini dapat diikuti oleh :

1. Pendidikan Minimal SMA.

2. Memiliki smartphone/laptop dan jaringan internet.

3. Bekerja atau memiliki latar belakang pendidikan bidang administrasi perkantoran tingkat dasar.

Durasi Per Sesi

1. Administrasi Perkantoran : 13 Menit

2. Menangani Penerimaan dan Pengiriman Dokumen : 41 Menit

3. Menghasilkan Dokumen Sederhana : 23 Menit

4. Membuat Materi Presentasi : 25 Menit

5. Melakukan Komunikasi Lisan : 38 Menit

6. Memberikan Pelayanan Kepada Pelanggan : 42 Menit

7. Membuat Laporan Kas Kecil (Petty Cash) : 37 Menit

8. Pengelolaan Arsip : 81 Menit

9. Menerapkan Prosedur K3 Perkantoran : 77 Menit

Total Durasi

378 Menit

Kapasitas Peserta

500 Peserta

Profil Pengajar

Lydia Oktaviany

Lydia Oktaviani adalah seorang Professional Human Resource dengan pengalaman 7 tahun di beberapa industri Oil & Gas, Pulp & Paper. Ia telah memiliki kompetensi yang bervariasi di bidang Sumber Daya Manusia dan Administrasi. Keahlian yang dimiliki adalah dalam bidang Manajemen Personalia, Formalitas Ekspatriat, SDM dan Administrasi Proyek, RPTK & RPTKA, serta keahlian lainnya yang berhubungan dengan database SDM.

Jadwal Mingguan Konsultasi dengan Tenaga Pelatih

Kamis 08.00-09.00

Level Pelatihan
Basic / Tingkat Dasar

Mode Penyampaian

Self Paced Learning
Metode ajar yang digunakan adalah menggunakan kombinasi antara ceramah, studi kasus, dan simulasi.

Metode Evaluasi

1. Pre-Test
2. Post-Test
3. Quiz
4. Tugas praktik.

Jenis/Klasifikasi Sertifikat 

Sertifikat Penyelesaian, Sertifikat Kompetensi Lulus

Panduan Redeem Voucher

1. Masuk ke link web https://upskill.cakap.com/tukar-kode-belajar

2. Registrasikan dirimu

3. Masukan kode belajar dari pembelian kamu

4. Klik tombol "Tukar Kode"

Atau

1. Download aplikasi pada link https://bit.ly/CakapPijarmahir  

2. Lakukan registrasi dengan mengisi data kamu

3. Jika sudah masuk ke aplikasi, masukan kode voucher dan klik "redeem"

Kontak Lembaga Pelatihan

WhatsApp +62 812-8716-0055