Mengelola Aktivitas Rapat untuk Sekretaris

Deskripsi Pelatihan
Pelatihan ini menggunakan moda daring Okupasi Pelatihan: Sekretaris Rujukan Okupasi: Indotask 2020 Pada pelatihan ini, peserta akan mempelajari dasar membuat notulen rapat, cara menjadwalkan rapat dan pertemuan, cara mengatur akomodasi dan transportasi perjalanan dinas untuk rapat, cara mengoperasikan aplikasi komputer untuk mengelola aktivitas rapat dan dasar menerapkan teknik komunikasi untuk menjadwalkan rapat. Peserta akan mengimplementasikan materi yang telah dipelajari melalui tugas mandiri dan uji keterampilan seperti menentukan jenis notulen rapat, menentukan jadwal rapat, membuat daftar peralatan rapat, membuat email pemberitahuan rapat dan mengelola rapat direktur. Dengan mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan dapat membuat notulen rapat, membuat jadwal rapat dan pertemuan, melakukan aktivitas pengaturan akomodasi dan transportasi perjalanan dinas untuk rapat, menggunakan aplikasi komputer untuk mengelola rapat, dan mengaplikasikan teknik komunikasi untuk menjadwalkan rapat sehingga dapat menjadi bekal bagi peserta untuk menjadi seorang sekretaris yang kompeten.

Tujuan Umum Pelatihan
Peserta pelatihan (A) mampu membuat jadwal rapat dan email pemberitahuan rapat (B) untuk mengelola rapat direktur (C) dengan menunjukkan minimal 70 persen penguasaan materi pada saat praktik mandiri (D).

Tujuan Khusus Pelatihan
Peserta mampu membuat notulen rapat
Peserta mampu membuat jadwal rapat dan pertemuan
Peserta mampu melakukan aktivitas pengaturan akomodasi dan transportasi perjalanan dinas untuk rapat
Peserta mampu menggunakan aplikasi komputer untuk mengelola rapat
Peserta mampu mengaplikasikan teknik komunikasi untuk menjadwalkan rapat

Aspek Kompetensi: Pengetahuan (Kognitif)
Pengertian Notulen Rapat
Jenis Notulen Rapat
Langkah Membuat Notulen Rapat
Tujuan Membuat Notulen Rapat
Elemen Dalam Notulen Rapat
Teknologi Dalam Membuat Notulen Rapat
Prosedur Menjadwalkan Rapat
Aplikasi Penjadwalan Rapat
Strategi Dalam Penjadwalan Rapat
Jenis Pertemuan Offline Di Kantor
Mengatur Jadwal Peserta Rapat
Peran Sekretaris Dalam Perjalanan Dinas Untuk Rapat
Tujuan Mengelola Perjalanan Untuk Dinas
Cara Memilih Akomodasi Untuk Rapat
Persiapan Penyediaan Peralatan Rapat
Jenis Aplikasi Untuk Mengatur Akomodasi dan Transportasi
Pengelolaan Anggaran untuk Akomodasi dan Transportasi
Tujuan Mengoperasikan Aplikasi Komputer untuk Rapat
Langkah Mengoperasikan Aplikasi Komputer untuk Rapat
Fungsi Utama Dari Aplikasi Untuk Aktivitas Rapat
Prosedur Memilih Aplikasi Untuk Rapat
Cara Meningkatkan Keterampilan Menggunakan Aplikasi
Teknik Komunikasi Untuk Menjadwalkan Rapat
Tujuan Teknik Komunikasi Untuk Menjadwalkan Rapat
Keterampilan Negosiasi Dalam Menjadwalkan Rapat
Tahapan Komunikasi Dalam Menjadwalkan Rapat
Cara Meningkatkan Teknik Komunikasi Untuk Jadwal Rapat
Hambatan Dalam Menerapkan Teknik Komunikasi Untuk Jadwal Rapat

Aspek Kompetensi: Keterampilan (Psikomotor)
Membuat notulen rapat dengan tepat
Melakukan aktivitas komunikasi dan negosiasi untuk menjadwalkan rapat
Melakukan penyelesaian dari permasalahan yang disajikan 
Mengimplementasikan penggunaan aplikasi komputer untuk mengelola aktivitas rapat
Mendemonstrasikan teknik perbandingan akomodasi untuk mengelola anggaran rapat
Membuat email pemberitahuan rapat dengan tepat
Menganalisa permasalahan yang disajikan dengan argumen yang jelas dan analitis 

Aspek Kompetensi: Sikap Kerja (Afektif)
Detail dalam membuat notulen rapat
Percaya diri dalam berkomunikasi dengan kolega untuk menjadwalkan rapat
Tepat dalam mengatur akomodasi perjalanan dinas untuk rapat
Memiliki sikap antusias saat menjadwalkan rapat
Cermat dalam mempersiapkan peralatan rapat
Teliti dalam membuat notulen rapat
Bersikap informatif dalam berkomunikasi untuk mengatur jadwal peserta
Mengadopsi sikap analitis dalam mengelola anggaran perjalanan dinas untuk rapat

Kelompok Sasaran
1. Peserta memiliki latar belakang SD atau setara.
2. Minat peserta tertuju pada pengelolaan dan administrasi rapat
3. Peserta dilengkapi dengan smartphone, laptop, atau komputer yang terhubung dengan internet secara memadai.
4. Peserta diharapkan memiliki akun Zoom atau Google Meet untuk mengikuti sesi pelatihan.

Durasi Per Sesi
1. Dasar Membuat Notulen Rapat 180 menit
2. Menjadwalkan Rapat dan Pertemuan 180 menit
3. Mengatur Akomodasi dan Transportasi Perjalanan Dinas untuk Rapat 180 menit
4. Mengoperasikan Aplikasi Komputer untuk Mengelola Aktivitas Rapat 180 menit
5. Dasar Menerapkan Teknik Komunikasi untuk Menjadwalkan Rapat 180 menit

Total Durasi
900 menit

Kapasitas Peserta
50 Peserta

Metode Pembelajaran
Daring

Metode Evaluasi
1. Pre Test
2. Quiz
3. Post Test
4. Tugas Praktik Mandiri
5, Unjuk Keterampilan

Unjuk Keterampilan
Peserta akan mengaplikasikan materi yang telah dipelajari dengan mengelola aktivitas rapat direktur dengan CEO sebuah perusahaan dengan menentukan jadwal rapat dan membuat email pemberitahuan rapat yang tepat.

Jenis/Klasifikasi Sertifikat
Sertifikat Penyelesaian

Syarat Peserta untuk mendapatkan sertifikat : 
- Peserta wajib mengikuti seluruh rangkaian pelatihan untuk mendapat Sertifikat Penyelesaian dan insentif Prakerja
- Peserta wajib mengerjakan Tugas "Unjuk Keterampilan". Penyertaan hasil "Unjuk Keterampilan" dilakukan oleh peserta maksimal 3 x 24 jam setelah instruksi diberikan, dengan tata cara penyertaan hasil yang diatur sesuai pada Instruksi Unjuk Keterampilan.
- Sertifikat akan diberikan paling lambat H+7 setelah Tenaga Pelatih memberikan nilai "Unjuk Keterampilan" yang sudah dikumpulkan peserta.
- Waktu penyelenggaraan Unjuk Keterampilan : 
Dilaksanakan setelah melakukan postest dan di kumpulkan maksimal 3 hari setelah instruksi unjuk keterampilan diberikan atau setelah webinar sesi terakhir selesai dilaksanakan.

Profil Pengajar
Ingelia Puspita Dewi adalah seorang profesional yang memiliki pengalaman lebih dari 15 tahun di bidang administrasi dan sekretariat di lembaga internasional seperti United Nations Office for the Coordination of Humanitarian Affairs (UNOCHA)

Tata cara reedem code untuk peserta Prakerja : 
1. Peserta wajib melakukan redeem code untuk mengikuti pelatihan dan mendapat insentif Prakerja.
2. Redeem code bisa dilakukan paling cepat 1 jam sebelum pelatihan berjalan, dan paling lambat 1 jam setelah pelatihan jadwal hari ke 1 berjalan

Cara redeem Pelatihan Daring/Online di Pijar Mahir :
- Klik Kursus Saya
- Klik Kursus online
- Kemudian pilih kursus yang kode redeemnya akan diredeem
- Kemudian klik "mulai kursus", lalu masukan kode redeem prakerja dan klik "redeem kursus"

Kontak Lembaga Pelatihan
+62 813-9436-0363
Email: satuedukasi.cerdas@gmail.com