Mengoptimalkan Kegiatan Pimpinan untuk Sekretaris Profesional

Deskripsi Pelatihan

Pelatihan ini membahas tentang bagaimana seorang sekretaris profesional dapat mengoptimalkan kegiatan pimpinan dalam organisasi. Pelatihan ini membahas tentang peran dan tanggung jawab seorang sekretaris profesional, bagaimana cara mengelola jadwal pimpinan, mengatur rapat, dan mempersiapkan presentasi.

Tujuan Umum Pelatihan

Peserta mampu mengaplikasikan prinsip, prosedur dan sikap profesional dalam mengatur kegiatan pimpinan untuk Sekretaris dengan menunjukkan minimal 60 persen penguasaan materi pada unjuk keterampilan sesuai standar nasional (SKKNI)  dan prosedur yang berlaku.

Tujuan Khusus Pelatihan

• Mengidentifikasi surat/dokumen yang akan dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. 
• Menyusun jadwal perjalanan dan dokumen-dokumen perjalanan dinas secara efisien. 
• Melakukan negosiasi untuk tarif akomodasi dan transportasi, serta merinci anggaran sesuai waktu dan tujuan perjalanan.
• Menerapkan metode pengelolaan jadwal untuk menyusun jadwal kerja pimpinan. 
• Menyusun agenda rapat secara efektif dan menyiapkan keperluan rapat dengan detail. 
• Menerapkan teknik menjawab panggilan melalui telepon dengan etika yang benar. 
• Menerapkan prinsip-prinsip pelayanan prima untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. 
• Melakukan pekerjaan sekretaris sesuai dengan optimal.

Aspek Kompetensi: Pengetahuan (Knowledge)

- Pencatatan Surat/Dokumen

- Prosedur Pengarsipan dan Penyimpanan Dokumen

- Persiapan Dokumen Perjalanan Dinas

- Pengaturan Akomodasi, Transportasi, dan Anggaran Perjalanan Dinas

- Pengelolaan Jadwal Kerja Pimpinan

- Pengaturan Rapat/Pertemuan

- Komunikasi melalui Telepon

- Pelayanan Prima

- Penerapan Etika Profesi

Aspek Kompetensi: Keterampilan (Skill)

- Melakukan pencatatan surat/dokumen berdasarkan kategori yang telah ditentukan.

- Menyusun jadwal dan dokumen perjalanan dinas.

- Menyusun rincian anggaran yang mencakup biaya-biaya terperinci dan mendetail.

- Membuat jadwal dengan mempertimbangkan prioritas dan urgensi kegiatan

- Menyusun agenda dengan urutan logis dan waktu yang efektif.

- Menggunakan bahasa tubuh yang sesuai saat berbicara melalui telepon

- Menerapkan prinsip-prinsip pelayanan prima untuk memenuhi kebutuhan pelanggan

- Menggunakan teknologi dan alat bantu secara efisien untuk menyelesaikan tugas sehari-hari.

Aspek Kompetensi: Sikap (Attitude)

- Dengan teliti, sekretaris mencatat surat/dokumen untuk memastikan keakuratan informasi.

- Dengan tanggung jawab, sekretaris menerapkan prosedur pengarsipan dan penyimpanan dokumen secara teratur.

- Dengan sigap, sekretaris menyiapkan dokumen perjalanan dinas untuk memastikan kelancaran perjalanan

- Dengan cermat, sekretaris mengelola pengaturan akomodasi, transportasi, dan anggaran perjalanan dinas.

- Dengan ketelitian, sekretaris bertanggung jawab atas pengelolaan jadwal kerja pimpinan

- Dengan proaktif, sekretaris mengatur rapat/pertemuan dengan terorganisir dan efisien

- Dengan ramah dan jitu, sekretaris berkomunikasi melalui telepon, memberikan pelayanan yang profesional.

- Dengan pelayanan prima, sekretaris memberikan respons cepat dan solutif.

- Dengan kesungguhan, sekretaris menerapkan etika profesi dalam setiap aspek pekerjaan

Kelompok Sasaran

1. Pendidikan minimal SMA/sederajat

2. Memiliki smartphone/laptop dan jaringan internet

3. Memiliki latar belakang pekerjaan bidang kesekretariatan tingkat dasar

Durasi Per Sesi

Menangani Penerimaan dan Pengiriman Dokumen/Surat : 74 menit

Mempersiapkan Dokumen Perjalanan Dinas : 82 menit

Mengatur Akomodasi, Transportasi, dan Anggaran Perjalanan Dinas : 110 menit

Mengelola Jadwal Kerja Pimpinan : 71 menit

Mengatur Rapat/Pertemuan : 65 menit

Melakukan Komunikasi Melalui Telepon : 63 menit

Memberikan Layanan Kepada Pelanggan   : 98 menit

Menerapkan Etika Profesi : 88 menit

Total Durasi

654 menit

Metode Pembelajaran

Self Place Learning

Metode Evaluasi

1. Pre Test
2. Quiz
3. Post Test

Unjuk Keterampilan

Peserta diberikan sebuah skenario dimana perusahaant telah menerima undangan acara dari seorang klien yang mana pimpinan tidak dapat hadir. Peserta ditugaskan untuk membuat tanggapan terhadap undangan tersebut untuk menyampaikan ketidakhadiran pimpinan namun tidak berdampak pada hubungan kerjasama dengan client.

Jenis/Klasifikasi Sertifikat

Sertifikat Penyelesaian

Syarat Peserta untuk mendapatkan sertifikat : 

- Peserta wajib mengikuti seluruh rangkaian pelatihan untuk mendapat Sertifikat Penyelesaian dan insentif Prakerja
- Peserta wajib mengerjakan Tugas "Unjuk Keterampilan". Penyertaan hasil "Unjuk Keterampilan" dilakukan oleh peserta maksimal 3 x 24 jam setelah instruksi diberikan, dengan tata cara penyertaan hasil yang diatur sesuai pada Instruksi Unjuk Keterampilan.
- Sertifikat akan diberikan paling lambat H+7 setelah Tenaga Pelatih memberikan nilai "Unjuk Keterampilan" yang sudah dikumpulkan peserta.

Waktu penyelenggaraan Unjuk Keterampilan : 
Dilaksanakan setelah melakukan postest dan di kumpulkan maksimal 3 hari setelah instruksi unjuk keterampilan diberikan atau setelah webinar sesi terakhir selesai dilaksanakan.

Profil Pengajar

1. Mohammad Bayu Nur Akbar adalah seorang praktisi di bidang Administrator dan Project Manager di beberapa perusahaan dan memulai karirnya sejak tahun 2014. Selain memiliki pengalaman di industri Administrator, Lydia juga memiliki pengalaman di industri Minyak & Gas, Pulp & Kertas dan Industri Teknologi Pendidikan dengan kompetensi yang bervariasi.
2. Meiningsih Puji Rahayu merupakan seorang trainer yang dengan keahlian di bidang pelayan costumer, teller, public speaking, pengetahuan perbankan, sekretaris, dan lain sebagainya.

Panduan Redeem Voucher

1. Tukarkan kode belajar dan kode redeem (prakerja) kamu di sini. Lewati langkah ini jika sudah menukar kode dan hanya dapat dilakukan untuk kelas pertama saja.

2. Setelah penukaran Kode Prakerja berhasil, akses dashboard Cakap dan masuk kelas sesi pertama

3. Setelah Verifikasi Wajah berhasil dan kehadiran terverifikasi, maka kamu dapat mengikuti pembelajaran mandiri untuk sesi pertama

4. Untuk sesi kedua dan seterusnya, sesi dapat diakses 1x24 jam setelah sesi sebelumnya selesai. Contohnya, jika sesi selesai pada 3 Desember 2023 jam 15:05 WIB maka sesi selanjutnya bisa diakses 4 Desember 2023 jam 15:05 WIB

5. Lakukan Verifikasi Wajah pada tiap sesi pembelajaran agar kamu tercatat hadir

6. Kamu hanya bisa menyelesaikan 1 sesi per hari

7. Untuk melihat cara verifikasi wajah, akses tautan berikut https://upskill.cakap.com/informasi

Batas Waktu redem code Prakerja :

1. Peserta wajib melakukan redeem code untuk mengikuti pelatihan dan mendapat insentif Prakerja.
2. Redeem code bisa dilakukan paling cepat 1 jam sebelum pelatihan berlangsung, dan paling lambat 1 jam setelah pelatihan berlangsung. Contoh : Jadwal pelatihan pukul 08.00-11.00, maka peserta bisa redem paling cepat pukul 07.00 WIB, dan paling lambat pukul 09.00 WIB

Tata cara reedem, redem code untuk peserta Prakerja (Daring/Online/Webinar) :

- Redem kode redem dilakukan langsung di platform Cakap

Tata cara reedem, redem code untuk peserta Prakerja (Luring/Offline) :

- Peserta wajib datang langsung ke lokasi pelatihan dan redem akan dilakukan menggunakan aplikasi SHIVA di lokasi/tempat pelatihan berlangsung.

Kontak Lembaga Pelatihan

https://cakap.com/prakerja/
Hotline: +6281287160055
Jam Pelayanan: (08:00 – 22:00 WIB)